Besluit  Raad van bestuur AGB

Aanleiding en voorgeschiedenis

Door de federale crisisfase die afgekondigd werd ter beheersing van de coronapandemie hebben de gemeente- en OCMW-raden vaak al veel ervaring met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur (Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie) mogen de raden beslissen om digitaal en/of hybride te vergaderen los van de coronapandemie. Het is immers niet de bedoeling dat dit blijvend wordt geregeld met een burgemeesterbesluit. Daarvoor moet de raad dan wel het huishoudelijk reglement aanpassen.

Er is gekozen voor een addendum in plaats van het model zelf aan te passen.

Om verwarring te vermijden is het belangrijk duidelijk het onderscheid te maken tussen digitaal en hybride vergaderen.

• Digitaal vergaderen: alle leden van de vergadering nemen deel op digitale wijze.
• Hybride vergaderen: het gaat om een fysieke vergadering waarbij één of meerdere leden op digitale wijze deelnemen.

Feiten, context en argumentatie

1. Addendum huishoudelijk reglement raad van bestuur AGB

Dit addendum legt de bepalingen, de (uitzonderlijke) omstandigheden en de wijze waarop digitaal en/of hybride vergadering kan plaatsvinden vast.

Als lokaal bestuur moeten we goed nadenken over de omstandigheden en de wijze waarop digitaal en/of hybride kan worden vergaderd. Dit betekent dat we zelf moeten bepalen wat “uitzonderlijke omstandigheden” zijn op basis waarvan een digitale en/of hybride vergadering kan plaatsvinden. Maar daarnaast zijn er ook afspraken en bijzondere voorwaarden op technisch vlak (gebruik eNotulen, stemmodules,  …), en op het vlak van vergaderafspraken (spreektijd, rol voorzitter, neutrale achtergrond op het scherm, …).

2. Basistekst huishoudelijk reglement raad van bestuur AGB

Aan de basistekst worden kleine wijzigingen aangebracht omwille van onduidelijkheid of opgedane ervaringen. Dit geldt voor de artikelen 22, 27, 30, 31 en 52

Bevoegdheid en juridische grond

- Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

- Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie

- het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur, vastgesteld bij besluit van 28 januari 2019

Bijlagen

- ontwerpversie addendum huishoudelijk reglement raad voor bestuur AGB

- huishoudelijk reglement raad van bestuur AGB: aanpassingen

 

Conform artikel 22 van het huishoudelijk reglement dient fractie N-VA volgende amendementen in op de basistekst van het huishoudelijk reglement dat is toegevoegd aan dit agendapunt:

Betreft Art. 22.

Originele versie in de basistekst mét het voorstel van aanpassing van het directiecomité:

Art. 22. Leden van de raad van bestuur en het directiecomité kunnen te allen tijde amendementen indienen. Een amendement is een voorstel om de tekst van het voorstel van beslissing te wijzigen.

Een amendement wordt via e-mail overgemaakt aan de algemeen directeur en derhalve onmiddellijk aan het betreffende voorstel van beslissing gekoppeld in eNotulen.

De amendementen worden voor zoveel als mogelijk ingediend ten laatste op de dag van de aanvang van de vergadering, vóór 9.00 uur.

Amendement N-VA:

Art. 22. Leden van de raad van bestuur en het directiecomité kunnen te allen tijde amendementen indienen. Een amendement is een voorstel om de tekst van het voorstel van beslissing te wijzigen.

Een amendement wordt via e-mail overgemaakt aan de algemeen directeur en derhalve onmiddellijk aan het betreffende voorstel van beslissing gekoppeld in eNotulen.

De amendementen worden voor zoveel als mogelijk ingediend ten laatste op de dag van de aanvang van de vergadering, vóór 9.00 uur zo tijdig mogelijk ingediend maar mogen ten allen tijde worden ingediend, ook tijdens de vergadering.

Motivering:

Amendementen tijdig indienen, idealiter ten laatste voor 9u op de dag van de dag van de vergadering, blijft de regel. Indien er tijdens de bespreking van een agendapunt zou blijken dat er een amendement nodig is, moet die mogelijkheid worden voorzien in het huishoudelijk reglement. Hierdoor kan een amendement worden ingediend indien er tijdens bespreking van het agendapunt relevante informatie naar boven komt OF een compromisamendement  kan worden bereikt.

Stemming over het amendement van fractie N-VA betreffende artikel 22:

Verworpen 3 stemmen voor (Els Batsleer, Marina De Loose, Pieter-Jan Verhoye), 7 stemmen tegen (Hendrik Verkest, Vicky Vandycke, Dorine Vandenabeele, Martin Duyck, Walter Yde, Geert Dedecker, Stijn Verkinderen)

--

Betreft Art. 30.

Originele versie in de basistekst mét het voorstel van aanpassing van directiecomité :

Art. 30. De leden van de raad van bestuur hebben het recht aan het directiecomité mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig. Zij stellen geen schriftelijke vragen rechtstreeks aan het personeel, maar sturen die naar de algemeen directeur.

Volgende vragen zijn niet ontvankelijk:

1. a) Vragen met betrekking tot zaken van particulier belang of betreffende persoonlijke gevallen (m.u.v. personeelszaken)
2. b) Vragen die uitsluitend strekken tot het verkrijgen van nog niet verzamelde statistische gegevens
3. c) Vragen waarmee alleen beoogd is juridisch advies in te winnen
4. d) Vragen over kwesties die reeds in de raad van bestuur werden besproken
5. e) Vragen die niet tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoren
6. e) Loutere meldingen

Na ontvangst van de vraag, oordeelt de voorzitter van de raad over de ontvankelijkheid ervan. Wordt de vraag onontvankelijk verklaard, dan wordt de bestuurder hiervan onverwijld per e-mail door de algemeen directeur op de hoogte gebracht met vermelding van de motivering.

In geval van (quasi) identieke vragen ingediend door twee of meer bestuurders, komt de bestuurder die eerst heeft ingediend, het eerst aan het woord en  zo verder volgens volgorde van ontvangst.

Mondelinge vragen stellen over aangelegenheden van het AGB, die niet op de agenda van de raad van bestuur staan worden door het lid van de raad van bestuur zelf via-email bezorgd aan de algemeen directeur. Zij worden ingediend uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering en worden op de agenda van de raad van bestuur geplaatst in volgorde van ontvangst.

Op schriftelijke vragen van de leden van de raad van bestuur wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

Amendement N-VA, toevoeging:

In afwijking van voorgaande bepaling inzake mondelinge vragen kunnen leden van de raad van bestuur nog tot uiterlijk 09u00 van de dag van de vergadering actuele vragen indienen. Dit zijn korte vragen over een zeer actuele aangelegenheid waarover niet tijdig een mondelinge vraag kon worden ingediend. Actuele vragen moeten voldoende gepreciseerd zijn om het directiecomité toe te laten snel een kort antwoord voor te bereiden. Een actuele vraag wordt via mail ingediend bij de algemeen directeur die ze overmaakt aan de voorzitter van de raad van bestuur. De voorzitter kijkt na of de vraag voldoet aan de voorwaarden om als actuele vraag ontvankelijk te worden verklaard. Zo ja, worden de leden van de raad van bestuur via e-mail en Enotulen van de actuele vraag in kennis gesteld. Zo niet, wordt de vraag geweerd als actuele vraag. De vraagsteller kan de vraag dan eventueel nog indienen als mondelinge vraag op een latere zitting of als een schriftelijke vraag.

Motivering:

Mondelinge vragen moeten uiterlijk worden ingediend vijf dagen vóór de vergadering van de raad van bestuur en worden op de agenda geplaatst in volgorde van ontvangst. Indien – bij uitzondering – er nog een zeer actuele aangelegenheid gebeurt waarover niet tijdig een mondelinge vraag kon worden ingediend, moet de mogelijkheid worden voorzien in het huishoudelijk reglement om hierover een korte vraag te stellen. Actuele vragen zijn korte vragen over een zeer actuele aangelegenheid waarover niet tijdig een mondelinge vraag kon worden ingediend en die ook maar een kort antwoord vanwege het directiecomité behelzen, zonder uitgebreide opzoekingen of aftoetsingen.

Stemming over het amendement van fractie N-VA betreffende artikel 30:

Verworpen met 2 stemmen voor (Marina De Loose, Pieter-Jan Verhoye), 8 stemmen tegen (Hendrik Verkest, Els Batsleer, Vicky Vandycke, Dorine Vandenabeele, Martin Duyck, Walter Yde, Geert Dedecker, Stijn Verkinderen)

-- 

Betreft Art.9.

Originele versie in het addendum:

Art.9.

• 1.Raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vermelden hun naam bij hun beeld.
• 2.Raadsleden laten hun camera aanstaan gedurende de hele digitale raadsvergadering. De voorzitter kan raadsleden zelf in beeld brengen.

Raadsleden die even tijdelijk even weggaan van de camera geven dat duidelijk aan in de chat, evenals wanneer ze terugkeren. Wanneer raadsleden die normaal in beeld zouden moeten zijn niet voor de camera blijken te zitten, en daarover niets gemeld hebben in de chat, dan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.

• 3.De raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.

Amendement N-VA, toevoeging:

De fractievoorzitters en/of raadsleden die computer- en netwerkproblemen hebben, krijgen bij wijze van absolute uitzondering de mogelijkheid om naar het gemeentehuis te komen om van daaruit deel te nemen aan de digitale vergadering.

Motivering:

Bij de vorige zittingen, die werden geregeld via politiebesluit van de burgemeester, stond deze bepaling ook in het politiebesluit. Wij zijn voorstander om deze bepaling ook in het nieuwe addendum te voorzien wegens praktische redenen.

Conform artikel 22 van het huishoudelijk reglement dient fractie N-VA volgende amendementen in op de basistekst van het huishoudelijk reglement dat is toegevoegd aan dit agendapunt:

Stemming over het amendement van fractie N-VA betreffende artikel 9:

Verworpen met 3 stemmen voor (Martin Duyck, Marina De Loose, Pieter-Jan Verhoye), 7 stemmen tegen (Hendrik Verkest, Els Batsleer, Vicky Vandycke, Dorine Vandenabeele, Walter Yde, Geert Dedecker, Stijn Verkinderen)

--

Conform artikel 22 van het huishoudelijk reglement dient fractie CD&V ter zitting volgend amendement in:

De fractie CD&V stelt voor art. 22 ongewijzigd te laten. De vergadering stemt over dit amendement vanuit de CD&V-fractie. 

Art. 22 luidt dan:

Leden van de raad van bestuur en het directiecomité kunnen te allen tijde amendementen indienen. Een amendement is een voorstel om de tekst van het voorstel van beslissing te wijzigen.

Een amendement wordt via e-mail overgemaakt aan de algemeen directeur en derhalve onmiddellijk aan het betreffende voorstel van beslissing gekoppeld in eNotulen.

De amendementen worden voor zoveel als mogelijk ingediend ten laatste op de dag van de aanvang van de vergadering, vóór 9.00 uur.

Stemming over het amendement van fractie CD&V betreffende artikel 22:

Goedgekeurd met 8 stemmen voor (Els Batsleer, Vicky Vandycke, Dorine Vandenabeele, Martin Duyck, Walter Yde, Geert Dedecker, Pieter-Jan Verhoye, Stijn Verkinderen), 2 stemmen tegen (Hendrik Verkest, Marina De Loose)

Stemming over het agendapunt:

Goedgekeurd met 7 stemmen voor (Hendrik Verkest, Vicky Vandycke, Dorine Vandenabeele, Martin Duyck, Walter Yde, Geert Dedecker, Stijn Verkinderen), 2 onthoudingen (Marina De Loose, Pieter-Jan Verhoye), 1 niet gestemd (Els Batsleer)