De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de raad van bestuur AGB. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de raad van bestuur AGB. Zij nemen er kennis van via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk lid van de raad van bestuur AGB heeft het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad van bestuur AGB worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de raad van bestuur AGB en de algemeen directeur ondertekend.
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
- het artikel 21 §2 van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf
- verslag vorige zitting 22 mei 2023
Enig artikel
De raad van bestuur AGB keurt het verslag van de vorige zitting van maandag 22 mei 2023 goed.
Het plat dak van de sporthal Wingene is dringend aan vervanging toe.
De opdracht heeft tot doel een volledige kwalitatieve dakrenovatie te realiseren rekening houdend met de hedendaagse inzichten rond isolatie en oververhitting. Ook duurzaamheid op lange termijn is hierbij belangrijk.
De geraamde kostprijs van de werken zelf bedraagt momenteel 117.000 euro exclusief btw. Dit is exclusief de kosten voor de veiligheidscoördinator.
De raad van bestuur is bevoegd voor de vaststelling van de lastvoorwaarden, bestek en gunningswijze voor de opdracht 'Sporthal Wingene: Renovatie plat dak sportzaal'.
Het is de bedoeling om de werken te laten starten op 1 oktober 2023 met afwerking tegen begin november 2023.
De geraamde kostprijs van de werken zelf bedraagt momenteel 117.000 euro exclusief btw en exclusief de kosten voor de veiligheidscoördinator.
Het is aangewezen om de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
- de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
- de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36.
- het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
- het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
- het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235 § 1 over de bevoegdheden van de raad van bestuur en de artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
- het Bestuursdecreet van 7 december 2018
- het besluit van de raad van bestuur van 28 januari 2019 over de vaststelling van het begrip dagelijks bestuur inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad van bestuur en het directiecomité
De geraamde kostprijs bedraagt 117.000 euro exclusief BTW
De nodige kredieten zijn voorzien op het investeringsbudget via:
- MJP001902 - renovatie dak sporthal Wingene
- actie AC000070 11.03.05: We maken een lange termijn visie voor de renovatie van de gemeentelijke gebouwen en voeren dit uit
- code dienst (GEB) Gebouwen
Er is 100.000 euro budget beschikbaar.
Er zal extra budget worden voorzien via de aanpassing van het meerjarenplan.
- Bestek + bijlagen
- asbestinventaris
Artikel 1
De raad van bestuur stelt de lastvoorwaarden vast voor de opdracht 'sporthal Wingene: renovatie plat dak', zoals voorzien in bijgevoegd bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
Artikel 2
De raming bedraagt 117.000 euro en als gunningswijze opteert het bestuur voor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3
De aankondiging van de opdracht zal worden bekendgemaakt op nationaal niveau.
Jaarlijks moet de Raad van Bestuur de jaarrekening vaststellen en voor adviesverlening aan de gemeenteraad voorleggen.
Een ontwerp van de jaarrekening 2022 werd digitaal overgemaakt aan de raadsleden.
De financieel directeur geeft toelichting ter zitting en rapporteert hierbij over zijn bevoegdheden conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
De staat van het financieel evenwicht sluit met een beschikbaar budgettair resultaat (effectieve geldstromen) van 397.005 euro en een autofinancieringsmarge van 445.431 euro. Het budgettair resultaat van het boekjaar zelf bedraagt 214.283 euro. Na twee jaar van negatieve cijfers, omwille van corona, werd midden 2022 de prijssubsidie opgetrokken van 9,25 euro naar 30 euro per verkoopartikel. Samen met het feit dat er minder tot geen beperkingen meer waren omwille van corona, geeft dit positieve cijfers in het AGB voor het jaar 2022.
De balans sluit met een totaal van 6.763.210 euro wat een daling is van -1.087.963 euro ten opzichte van 2021. Enerzijds daalt de vaste activa, omdat er meer afgeschreven werd dan er geïnvesteerd werd. Anderzijds zorgt de terugbetaling van een renteloze lening door de gemeente aan het AGB, omwille van het vermijden van negatieve rente bij de gemeente, voor een daling van de bankrekening (activa) en de schulden (passiva). Het Nettoactief (eigen vermogen) stijgt met 104.945 euro.
De staat van opbrengsten en kosten sluit met een overschot van het boekjaar van +82.375 euro. Deze winst zal samen met het overgedragen verlies uit voorgaand jaar van -1.628.789 euro overgedragen worden naar het volgend boekjaar, wat het over te dragen resultaat op - 1.546.414 euro brengt.
Voor het jaar 2022 werden door de financieel directeur geen openstaande vorderingen oninbaar geboekt.
Er werden in 2022 twee visums afgeleverd en geen geweigerd. Een overzichtslijst is terug te vinden als bijlage.
Er is één besluit van het directiecomité die ter kennisgeving aan de raad van bestuur voorgelegd moeten worden met toepassing van het reglement houdende de vaststelling van het begrip dagelijks bestuur, waarvan de uitgave minimum 30.000 euro excl. BTW is. Een overzichtslijst is terug te vinden als bijlage.
- de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekeningen van de ondernemingen, laatst gewijzigd op 22 april 2012
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 243
- het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus
- het ministerieel besluit van 14 december 2009, gepubliceerd in het Belgisch staatsblad van 11 januari 2010 dat de oprichting van het AGB Wingene goedkeurt
- het gemeenteraadsbesluit van 31 augustus 2009 over het oprichten en vaststellen van de statuten van het AGB Wingene, laatst gewijzigd bij gemeenteraadsbesluit van 17 december 2018
- de beheersovereenkomst tussen gemeente Wingene en het AGB Wingene, laatst gewijzigd bij besluit van gemeenteraad en raad van bestuur AGB van 29 april 2019
- de beslissing van de raad van bestuur van 28 januari 2019: "Begrip dagelijks bestuur inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad van bestuur en het directiecomité".
- Jaarrekening 2022 AGB
- Presentatie financieel directeur
- Overzicht visums financieel directeur 2022
- Overzichtslijst met de besluiten van het directiecomité die ter kennisgeving aan de raad van bestuur voorgelegd moeten worden met toepassing van het reglement houdende de vaststelling van het begrip dagelijks bestuur, waarvan de uitgave minimum 30.000 euro excl. BTW is
Artikel 1
De raad van bestuur stelt de jaarrekening 2022 vast.
Artikel 2
Deze jaarrekening zal voor adviesverlening voorgelegd worden aan de gemeenteraad in zitting van 26 juni 2023.
Artikel 3
De raad van bestuur beslist om het te bestemmen resultaat (verlies) over te dragen naar het volgend boekjaar.
Artikel 4
De raad van bestuur neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 5
De raad van bestuur neemt er kennis van dat er door het AGB geen giften ontvangen werden in de loop van het jaar 2022.
Na de ingebruikname van de nieuwe reservatiesoftware en de bijhorende werkwijzen is gebleken dat de clubs die regelmatig delen van sportzalen reserveren onbedoeld meer moeten betalen dan in de vorige reservatiesoftware.
Voor de ingebruikname van de online reservatietool bezorgden de clubs hun reservaties aan het AGB en deze gaven de reservaties in het systeem in. Het AGB gaf dit in op basis van de gebruikte zaaldelen en corrigeerde wanneer er wijzigingen waren.
Nu moeten de clubs zelf hun reservaties inboeken en zijn er geen correcties meer nadien. Hierdoor mislopen ze de volumekorting bij het gebruik van een volle zaal. Deze werkwijze zorgt voor heel wat minder noodzakelijke tussenkomsten door het gemeentepersoneel bij de reserveringen. Het was echter niet de bedoeling om hier ook meer inkomsten uit te halen.
De raad van bestuur van het AGB kan de tarieven voor haar activiteiten bepalen, met als maximum de door de gemeenteraad opgelegde maximumtarieven. Als die maximumtarieven ontoereikend zijn voor het AGB om het winstoogmerk te genereren, dan legt de gemeente het tekort op via prijssubsidies aan het AGB.
We stellen voor de tarieven, zoals bepaald in artikel 2 van de beslissing van 25 april 2016 betreffende de maximum gebruikstarieven sportinfrastructuur te wijzigen als volgt: Het tarief van een volle zaal blijft behouden op 7,14 euro voor Wingenaren en 10,72 euro voor niet-Wingenaren. Dit zijn de basistarieven uit 2016 exclusief BTW en te jaarlijks te indexeren. De tarieven voor delen van sporthallen worden pro rata verrekend door het tarief van een volle zaal te delen door het gereserveerde deel.
Voor De Wingense sportclubs betekent dit een geïndexeerde aanpassing als volgt:
- 1/3 van de zaal wordt € 3,12/u, en was voorheen € 4,70/u.
- 2/3 van de zaal wordt € 6,25/u, en was voorheen € 7,05/u.
- 3/3 van de zaal blijft € 9,37/u.
Onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad in zitting van 27 februari 2023, geeft de voorzitter van de gemeenteraad dit voornemen ter kennis aan de raad van bestuur.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- de beslissing van de gemeenteraad van 25 april 2016 betreffende de maximum gebruikstarieven sportinfrastructuur en verlenen prijssubsidie voor particulieren en verenigingen via derde betalersregeling aan het AGB Wingene
De minopbrengst wordt geschat op 1.300 euro per jaar.
- de beslissing van de gemeenteraad van 25 april 2016 betreffende de maximum gebruikstarieven sportinfrastructuur en verlenen prijssubsidie voor particulieren en verenigingen via derde betalersregeling aan het AGB Wingene.
Enig artikel
De raad van bestuur neemt kennis van volgende tariefaanpassing die ter vaststelling voor komt op de gemeenteraad van 26 juni 2023:
"gemeenteraad wijzigt de tarieven, zoals bepaald in artikel 2 van de beslissing van 25 april 2016 betreffende de maximum gebruikstarieven sportinfrastructuur als volgt: Het tarief van een volle zaal blijft behouden op 7,14 euro voor Wingenaren en 10,72 euro voor niet-Wingenaren. Dit zijn de basistarieven uit 2016 exclusief BTW en de jaarlijkse indexering. De tarieven voor delen van sporthallen worden pro rata verrekend door het tarief van een volle zaal te delen door het gereserveerde deel."
Sedert juni vorig jaar wordt er een ticketkiosk en een onbemande toegangscontrole gebruikt voor het zwembad De Alk.
In het begin waren er nogal wat problemen waardoor de redders van het zwembad geregeld hun post moesten verlaten om het euvel proberen te herstellen of om de bezoekers te helpen een ticket te verkrijgen.
We zijn nu reeds een jaar verder en daarom stel ik volgende vragen :
Volgens de notulen van het directiecomité AGB van 12/07/22 werden volgende gebreken vastgesteld :
- de kiosk valt soms uit of reageert soms niet.
- Bancontact werkt soms niet
- Wanneer iemand aan het ticket trekt, nog voor alle tickets gedrukt zijn, loopt de printer vast.
- Soms komen de tickets er niet uit ondanks betaling
- Soms komen de tickets er verfrommeld uit.
Hoe vaak deed zich dit voor? Wordt dit bijgehouden?
Zijnde mankementen intussen opgelost?
Hoeveel bezoekers hebben problemen gehad met de aankoop van een ticket?
Zijn er nog bezoekers die problemen ondervinden?
Hoevaak hebben de redders hun post moeten verlaten en worden deze periodes geregistreerd?
Wordt er beslist om opnieuw een medewerker in te schakelen ipv een beroep te doen op de redders die hun post moeten verlaten ( in functie van de veiligheid en eind verantwoordelijkheid.
Bestuurder Marina De Loose licht haar mondelinge vraag toe.
Burgemeester Lieven Huys antwoordt als volgt:
"(1) Hoe vaak deed zich dit voor? Wordt dit bijgehouden?
We ervaarden in het najaar 2022 en in het voorjaar 2023 een 10tal keer per dag problemen met de kiosk.
Dit waren niet alleen technische problemen, maar ook gebruikersproblemen ondanks de ondersteuning aan de kiosk van personeel in de periode 01/05/2022 – 31/08/2022 om klanten wegwijs te maken.
Alle interventies werden genoteerd en bijgehouden. Op basis van de lijst technische problemen hebben we de firma aangesproken. Op basis van de lijst gebruikersproblemen hebben we beslist om vanaf maart 2023 op drukke dagen (zaterdag, zondag, woensdagnamiddag) weer bemanning in te zetten die hulp kan bieden aan de kiosk.
(2) Zijn de mankementen intussen opgelost?
De technische problemen rond tickets werden aangepakt door de firma.
De gebruikersproblemen zijn ook aangepakt. Enerzijds door zoals hierboven aangegeven opnieuw personeel in te zetten die kan helpen. Anderzijds door het proces te vereenvoudigen:
(3) Hoeveel bezoekers hebben problemen gehad met de aankoop van een ticket?
De kiosk genereert tickets voor een 150tal zwemmers per dag. We komen van een 8% die problemen ondervonden, op vandaag is dat nog maar 1 à 2%
(4) Zijn er nog bezoekers die problemen ondervinden?
Op vandaag monitoren we nog steeds het aantal interventies, en komen we zoals gezegd uit op 1 à 2%. Hierbij wel de kanttekening dat het merendeels gaat over gebruikersproblemen die door routine in handeling zouden moeten verdwijnen.
(5) Hoe vaak hebben de redders hun post moeten verlaten en worden deze periodes geregistreerd?
Van zodra we melding kregen van de redders dat zij frequent hun post moesten verlaten hebben we ingegrepen door opnieuw personeel in te zetten.
(5) Wordt er beslist om opnieuw een medewerker in te schakelen ipv een beroep te doen op de redders die hun post moeten verlaten ( in functie van de veiligheid en eind verantwoordelijkheid.
Dit is reeds van toepassing sedert maart 2023, en dit op drukke dagen (zaterdagen, zondagen, woensdagnamiddagen, feestdagen, vakantieperiodes)."
- het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur AGB vastgesteld in zitting van 28 januari 2019 en laatst gewijzigd in zitting van 22 november 2021
- mondelinge vraag
Namens Raad van bestuur AGB,
Jurgen Mestdagh
Algemeen directeur
Lieven Huys
Voorzitter