Besluit Raad voor maatschappelijk welzijn

ma 25/03/2024 - 20:30

Protocol voor de wederzijdse elektronische mededeling tussen het Agentschap Binnenlands Bestuur, het Agentschap Wonen in Vlaanderen en het OCMW Wingene in verband met de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne - goedkeuring

Aanwezig: Hendrik Verkest, Raadslid
Lieven Huys, Burgemeester
Brecht Warnez, Ann Mesure, Schepenen
Tom Braet, Voorzitter Bijzonder Comité Sociale Dienst
Willy Vermeersch, Katrien Delodder, Fabienne Allaert, Sandra Quintyn, Martine Devisscher, Stijn Van Maele, Sandra Ketels, Nick Schotte, Rinus Degroote, Jolenta Bogaert, Stefaan Verhelle, Pieter-Jan Verhoye, Kobe Vandeweghe, Marie-Christine Vandendriessche, Maxim Lybaert, Raadsleden
Jurgen Mestdagh, Algemeen directeur

Verontschuldigd: Hedwig Kerckhove, Jens Danneels, Schepenen
Camille Mortier, Raadslid

Aanleiding en voorgeschiedenis

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en het Agentschap Wonen in Vlaanderen (AWV) brengen in samenwerking met de lokale besturen het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart via de Vlaamse Huisvestingstool (VHT), die is opgezet om de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne te faciliteren.

Via het berichtencentrum van het digitaal loket op 18 september 2023 vroeg het ABB het advies van de lokale besturen op het voorstel van protocol voor de gegevensuitwisseling. De functionaris voor gegevensbescherming (DPO of Data Protection Officer) van gemeente Wingene verleende gunstig advies op 20 september 2023 en het bestuur bezorgde dit advies op 21 september 2023, via oplading op het berichtencentrum van het digitaal loket Vlaanderen.

Per brief van 31 januari 2024 vraagt het ABB de definitieve akkoordverklaring van het lokaal bestuur met dit protocol voor de uitwisseling van het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Het volstaat om de 'verklaring voor akkoord' bij het protocol aan te vullen en ondertekend terug te bezorgen via het berichtencentrum van het digitaal loket en om het protocol bekend te maken volgens de gebruikelijke kanalen.

Feiten, context en argumentatie

Het protocol gaat over de twee gegevensstromen: van de Vlaamse Huisvestingstool namens de gezamenlijke verwerkersverantwoordelijken ABB en AWV, naar het lokaal bestuur en omgekeerd.

Specifiek omschrijft het protocol onder meer de doelstelling en de rechtsgrond van de verwerking, omvang van de gevraagde persoonsgegevens en de bewaartermijn, categorieën van ontvangers en derden die mogelijk de gegevens verkrijgen, beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de vertrouwelijkheid, enzovoort.

Het protocol is met terugwerking in voege vanaf 14 maart 2022 en loopt tot zolang de registratie van opvangplaatsen en opvanglocaties in de VHT nodig is. Nadien blijven de gegevens die nodig zijn voor de subsidieregeling en eventuele andere wettelijke verplichtingen nog 10 jaar behouden alvorens tot definitieve verwijdering over te gaan.

De opvang van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne behoort tot het takenpakket van de diensten van het OCMW, waaruit volgt dat de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is voor de goedkeuring van dit protocol.

Bevoegdheid en juridische grond

- de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)

- het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, artikel 8, §1

- het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, art 78

- het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel III.2

- de Vlaamse Codex Wonen van 2021, artikel 1.5

Financiële gevolgen

Bijlagen

- de brief van 18 september 2023 van ABB over het ontwerp van Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne

- het ontwerp Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne van 18 september 2023

- het advies van DPO Wingene van 20 september 2023

- de brief van 31 januari 2024 van ABB over 'Ondertekening Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne'

- het definitieve Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne van 31 januari 2024

- te ondertekenen verklaring van akkoord met het Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne

Publieke stemming

Aanwezig: Hendrik Verkest, Lieven Huys, Brecht Warnez, Ann Mesure, Tom Braet, Willy Vermeersch, Katrien Delodder, Fabienne Allaert, Sandra Quintyn, Martine Devisscher, Stijn Van Maele, Sandra Ketels, Nick Schotte, Rinus Degroote, Jolenta Bogaert, Stefaan Verhelle, Pieter-Jan Verhoye, Kobe Vandeweghe, Marie-Christine Vandendriessche, Maxim Lybaert, Jurgen Mestdagh

Voorstanders: Lieven Huys, Brecht Warnez, Ann Mesure, Tom Braet, Hendrik Verkest, Willy Vermeersch, Katrien Delodder, Fabienne Allaert, Sandra Quintyn, Martine Devisscher, Stijn Van Maele, Sandra Ketels, Nick Schotte, Rinus Degroote, Jolenta Bogaert, Stefaan Verhelle, Pieter-Jan Verhoye, Kobe Vandeweghe, Marie-Christine Vandendriessche, Maxim Lybaert

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het protocol voor de wederzijdse elektronische mededeling goed, af te sluiten tussen het Agentschap Binnenlands Bestuur, het Agentschap Wonen in Vlaanderen en het OCMW Wingene, in verband met de Vlaamse Huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne. Dit protocol is toegevoegd als bijlage bij dit besluit en maakt er integraal deel van uit.

Artikel 2

De raad bezorgt de ingevulde en ondertekende verklaring voor akkoord met het Protocol Vlaamse Huisvestingstool Oekraïne, aan het Agentschap Binnenlands Bestuur via het berichtencentrum van het digitaal loket Vlaanderen.