Besluit  Gemeenteraad

Het huishoudelijk reglement gemeentelijke socio-culturele infrastructuur is in voege sedert 1 mei 2021 na goedkeuring van de gemeenteraad op 29 maart 2021. Het reglement werd afgestemd op de implementatie van de software om eenvoudig en online de socio-culturele infrastructuur te reserveren en te gebruiken. Naar aanleiding van feedback op het gebruik van de software, Facilitator - module reservaties, organiseerde Dienst Vrije Tijd een evaluatiemoment in de vorm van een bevragingsronde bij gebruikers. Op basis van de antwoorden worden wijzigingen voorgesteld. Na goedkeuring dient ook het retributiereglement hierop te worden afgestemd. 

De herziening van het huishoudelijk reglement gemeentelijke socio-culturele infrastructuur kadert in de bijsturing na bevragingsronde bij de gebruikers, alsook in de jaarlijkse evaluatie volgens artikel 38. 

De aanpassingen zijn als volgt samen te vatten :

- Maximum 1 jaar op voorhand reserveren blijft behouden maar voor vaste gebruikers met langdurig terugkerend gebruik en jaarlijks grote evenementen is een afwijking mogelijk. (art. 10)

- Verzoek tot betalen in de vorm van een factuur via mail nà gebruik.(art. 18)
Dit werd al toegepast na CBS van 16 mei 2022 in overleg met Dienst FIN.
Alsook werd in de software de mogelijkheid om te betalen via overschrijving met gestructureerde mededeling geactiveerd voor alle gebruikers. 

- Reserveren is mogelijk per 2uur. Met uitzondering van de categorie 'Voorbereiding/stockage/opruim' waar het minimum tijdsblok 1uur is (art. 13)

 

De redactionele aanpassingen die voortvloeien uit interne evaluatie zijn als volgt samen te vatten : 

- Dienst Vrije Tijd is vervangen door het Vrijetijdspunt, gezien opstart hiervan 1 juni 2022. 

- Het Parochiaal Centrum staat niet meer in de lijst beschikbare gebouwen gezien geen toekomstperspectief voor verhuur. 

- Beslissing van college om tijdelijk of gedeeltelijk bepaald(e) gebouw(en) uit verhuur te halen is toegevoegd (zie 3.art3).
Dit is momenteel van toepassing op de Kaplote. 

- Matrix toegelaten type activiteit per gebouw is nu visueel duidelijker.

- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

- het huishoudelijk reglement gemeentelijke socio-culturele infrastructuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 maart 2022.

Binnen het strategisch meerjarenplan 2020-2025 werd beleidsdoelstelling 2.1 opgenomen om 'samen te werken aan een efficiënt, effectief en klantgericht bestuur'. 

Deze beleidsdoelstelling draagt de visie van het nieuwe dienstverleningsconcept waarbij we verder inzetten op de omslag van fysieke naar online dienstverlening. 

- Huishoudelijk reglement gemeentelijke socio-culturele infrastructuur (versie 1). 

- Herziening van het huishoudelijk reglement gemeentelijke socio-culturele infrastructuur (versie 2b). 

 

Fractie CD&V diende op dinsdag 23 augustus 2022 volgend amendement in:

• Toelichting:
  In navolging van de bevragingsronde bij de gebruikers willen we tegemoetkomen aan de vraag van de verenigingen om flexibeler te kunnen reserveren. Daarom willen we per uur reserveren mogelijk maken. Voor een praktisch haalbare werking is een minimale termijn van 2 uur reserveren gevraagd voor een type activiteit. Zo kan een vereniging reserveren voor 2, 3, 4, 5… uur. Voor de voorbereiding, stockage of opkuis is geen minimale reservatietermijn nodig.
• Amendement: artikel 13 van het huishoudelijk reglement wordt vervangen als volgt:
  “De aanvrager maakt een keuze van locatie en type activiteit en vermeldt steeds datum, start- en einduur en een korte omschrijving van de geplande activiteit. Reservaties gebeuren steeds in tijdsblokken van 1 uur per activiteitentype waarbij het startmoment vrij te kiezen is. De minimumtermijn van een reservatie bedraagt evenwel steeds 2 uur (per type activiteit) , met uitzondering voor de categorie ‘voorbereiding/stockage/opkuis’ waar de minimum te reserveren tijdsblok 1 uur is.”