De voorzitter opent de zitting op 27/05/2024 om 20:58.
De OCMW-raad keurt het verslag van de zitting van maandag 29 april 2024 goed.
Aanleiding en voorgeschiedenis
De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de OCMW-raad. Zij kunnen er vanaf acht dagen voor de zitting kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Feiten, context en argumentatie
De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de OCMW-raad. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. De raadsleden kunnen er vanaf acht dagen voor de zitting kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk lid van de OCMW-raad heeft het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.
Bevoegdheid en juridische grond
Bijlagen
- verslag OCMW-raad van maandag 29 april 2024
Besluit
Enig artikel
De OCMW-raad keurt het verslag van de zitting van maandag 29 april 2024 goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing over 2023.
Aanleiding en voorgeschiedenis
Met ingang van 2019 moeten de lokale besturen uiterlijk op 30 juni aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteren over de organisatiebeheersing (art. 219 van het decreet lokaal bestuur).
Feiten, context en argumentatie
Het decreet lokaal bestuur (art. 217) omschrijft organisatiebeheersing als "het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over doelstellingen, risicobeheer, wetgeving en procedures, betrouwbare financiële informatie, effectieve en efficiënte inzet van middelen en de bescherming van fraude en activa".
Het decreet geeft niet aan hoe dit systeem van organisatiebeheersing moet worden ingevuld, maar expliceert wel dat het moet worden vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met managementteam (art. 219).
In zitting van 28 januari 2019 werd het charter organisatiebeheersing zowel door de gemeente- als OCMW-raad goedgekeurd. Dit charter dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake organisatiebeheersing. Het omschrijft het regelgevend kader, de projectstructuur, de prioriteitsbepaling, het bepalen van maatregelen en monitoring en periodieke opvolging.
Het uiteindelijke doel van organisatiebeheersing is het beheersen van risico’s in de organisatie om zo te komen tot een kwaliteitsvolle werking van het geheel, en van alle onderdelen. Daarom 2 sporen. Spoor 1 wordt opgevolgd en ingevuld door een stuurgroep van managementteamleden en sleutelfiguren uit de organisatie (MAT). Spoor 2 bestaat uit werkgroepen samengesteld op basis van het organogram. De werkgroepen bestaan opnieuw uit sleutelfiguren die de eigen dienst en de risico’s verbonden met het takenpakket van de dienst goed in kaart brengen en opvolgen. Deze twee sporen zijn van belang doorheen het volledige organisatiebeheerstraject zowel bij het in kaart brengen van de risico’s, het bepalen van de beheersmaatregelen (organisatiebeheersrapport) als bij het rapporteren en opvolgen nadien (GANTT-chart).
Het is niet aangewezen om alle activiteiten en de volledige organisatie tot in het kleinste detail te gaan opvolgen in het organisatiebeheerstraject. De prioriteiten worden vastgelegd aan de hand van de methodiek van de risicoanalyse die worden vervat in een organisatiebeheersrapport (OBR).
Het overzicht van de risico’s per dienst (spoor 2) en de risico’s op het niveau van de organisatie (spoor 1) worden samen met de maatregelen en hun maturiteit opgenomen in een organisatiebeheersrapport. Dit rapport geeft dus een overzicht van alle kritische punten en prioritaire maatregelen.
Om de beheersmaatregelen (afspraken, projecten en acties) uit het organisatiebeheersrapport effectief te kunnen plannen en opvolgen, wordt gebruik gemaakt van de GANTT-methodiek. De GANTT-chart is een projectschema dat bestaat uit de te ontwikkelen beheersmaatregelen en acties, een tijdsindicatie, de verantwoordelijke, … Dit document is dus niet alleen een plannings- maar ook een opvolgingsdocument en wordt opgemaakt op zowel organisatie- als dienstniveau. Een organisatiebeheersingssysteem is een dynamisch gegeven. De organisatie, de omgeving en de risico’s evolueren.
Elk jaar - uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar - krijgt de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad een overzicht van de GANTT-charts op dienst- en organisatieniveau aangeboden door de algemeen directeur.
Het jaarrapport organisatiebeheersing over 2023 werd voorgelegd aan het MAT in zitting van 26 april 2024 en aan het vast bureau in zitting van 29 april 2024.
Bevoegdheid en juridische grond
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel. 171, §1 en 217-219
Bijlagen
- charter organisatiebeheersing
- rapportering organisatiebeheersing lokaal bestuur Wingene over 2023
Besluit
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing over 2023.
De OCMW-raad stelt haar deel van de jaarrekening van het dienstjaar 2023 vast en neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Aanleiding en voorgeschiedenis
De OCMW-raad wordt geopend (om 20.58 uur) voor de behandeling van jaarrekening 2023 - deel OCMW.
Financieel directeur Dieter Vandenberghe geeft toelichting over jaarrekening deel gemeente en deel OCMW.
Na de behandeling van dit agendapunt wordt de gemeenteraad terug hernomen (om 21.02 uur).
De jaarrekening 2023 werd tijdig aan de raadsleden bezorgd en wordt ter vaststelling voorgelegd aan de OCMW-raad.
De jaarrekening voor gemeente en OCMW is voortaan één gezamenlijk beleidsrapport. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
Feiten, context en argumentatie
De staat van het financieel evenwicht sluit met een beschikbaar budgettair resultaat (effectieve geldstromen) van 17.528.651 euro en een autofinancieringsmarge van 3.682.291 euro. Het budgettair resultaat van het boekjaar bedraagt 1.665.355 euro.
De balans sluit met een totaal van 92.243.228 wat een stijging is van 812.757 euro ten opzichte van 2022.
De staat van opbrengsten en kosten sluit met een te bestemmen resultaat van het boekjaar van 2.744.885 euro.
Er werd in 2023 geen bedrag gestort door de gemeente aan het OCMW.
Voor het jaar 2023 werden door de financieel directeur drie openstaande vorderingen, voor een totaalbedrag van 1.289,95 euro, oninbaar geboekt.
Er werden in 2023 geen visums afgeleverd of geweigerd, en er zijn geen besluiten van het vast bureau die ter kennisgeving aan de OCMW-raad voorgelegd moeten worden met toepassing van het reglement houdende de vaststelling van het begrip dagelijks bestuur, waarvan de uitgave minimum 30.000 euro excl. BTW is.
Er werden in het OCMW geen giften ontvangen in 2023.
Bevoegdheid en juridische grond
- de OCMW-wet van 8 juli 1976
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende "de beleids - en beheerscyclus"
- de beslissing van de OCMW-raad van 28 januari 2019: "Begrip dagelijks bestuur inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de OCMW-raad en het Vast Bureau".
Bijlagen
- Jaarrekening gemeente en OCMW 2023
- Presentatie financieel directeur
- oninbaar geboekte vorderingen 2023
Besluit
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening van gemeente en OCMW Wingene van het dienstjaar 2023, deel OCMW, vast.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 3
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt er kennis van dat er geen giften waren aan het OCMW in 2023.
Aanleiding en voorgeschiedenis
In het licht van de recente energiecrisis en de daaropvolgende stijging van energiefacturen, zijn veel inwoners geconfronteerd met aanzienlijke financiële uitdagingen. Nu de zomer nadert en de afrekeningen binnenstromen, is het belangrijk om stil te staan bij de impact van deze situatie op onze lokale gemeenschap. Als raadslid ben ik mij bewust van de groeiende bezorgdheid onder onze burgers over de betaalbaarheid van essentiële diensten zoals elektriciteit, gas en water.
In dit verband zou ik graag meer willen weten over de samenwerking tussen het OCMW van Wingene en het CAW Centraal West-Vlaanderen, met betrekking tot de ondersteuning van de Lokale Advies Commissie (LAC). Aangezien ik niet volledig vertrouwd ben met de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de LAC en de aard van deze samenwerking, zou ik graag meer inzicht krijgen in hoe deze samenwerking bijdraagt aan het aanpakken van de uitdagingen waarmee onze inwoners worden geconfronteerd.
Feiten, context en argumentatie
Raadslid Van Maele licht zijn mondelinge vraag toe.
Schepen van Welzijn, Tom Braet, antwoordt als volgt:
"Misschien eerst even de werking van het LAC duiden: je bent als gezin aangesloten bij een energieleverancier of De Watergroep voor water, een commerciële speler dus. Op een bepaald moment kan je je energiefactuur niet meer betalen.
Als je je factuur niet meer kan betalen zal de energieleverancier stoppen met energie leveren aan jou.
Je komt in een opvolgingssysteem terecht totdat de deurwaarder langs komt zodat je de facturen betaalt. Die sluit de energielevering af, maar je valt terug op een sociale leverancier. Voor Vlaanderen is dat Fluvius. Zij gaan je blijven voorzien van gas en elektriciteit, maar natuurlijk moet je ook betalen aan Fluvius. Terwijl je je afrekeningen regelt met jouw private speler, kom je in contact met Fluvius. Als er daar ook betaalproblemen zouden ontstaan kan Fluvius je ook afsluiten van energie en van gas. Op dat moment komt de werking van het LAC tussenbeide.
De Watergroep doet dat niet. De watergroep levert het water hier in Wingene. Je kan niet terugvallen op een sociale leverancier want de watergroep is eigenlijk al een sociale leverancier. Als De Watergroep wil overgaan tot afsluiting, moeten zij ook het LAC passeren. Men kan niks afsluiten als er geen overleg geweest is met het LAC, de Lokale Advies Commissie.
In deze commissie zitten mensen van het OCMW en een medewerker van de leverancier. De burger bij wie de levering dreigt te worden afgesloten, wordt ook uitgenodigd. De burger kan zich laten vertegenwoordigen door zijn schuldbemiddelaar of door zijn sociaal assistent.
In Wingene zijn er op jaarbasis 3 tot 4 zittingen voor Fluvius.
Een maand voordien ontvangt het OCMW de verantwoordingsnota's van Fluvius of De Watergroep. De sociale dienst nodigt vervolgens iedereen schriftelijk uit voor de zitting. Personen die al bekend zijn bij de sociale dienst worden direct door hun maatschappelijk werker aangesproken om een oplossing te zoeken.
We hebben voor gas en elektriciteit ongeveer een 40-tal dossiers per jaar en als het gaat over water een 20-tal. Dus dat maakt ongeveer 60 gezinnen die mogelijks bedreigd worden met de totale afsluiting van energie of water.
Tijdens die LAC commissie wordt er in overleg getreden en wordt er eigenlijk gezocht naar een aflossingsplan of naar betaalmogelijkheden. Dit kan enerzijds opgevolgd worden door het OCMW, we doen dat al voor mensen die al klant zijn. We proberen natuurlijk te vermijden dat ze in die situatie komen. Er zit daar dus een minimum aan klanten in. De meeste mensen zijn mensen die we niet kennen binnen de sociale dienst. Het zijn mensen die om de één of andere reden toch financiële problemen hebben maar die voordien nog geen beroep deden op het Sociaal Huis of de dienstverlening van het OCMW. Daar wordt eigenlijk de troef uitgespeeld van het CAW. Het Sociaal Huis focust zich op de klanten met de problematiek. Het CAW focust zich op nieuwe gezinnen met energiearmoede die op vandaag niet gekend zijn. Het CAW gaat dan met die mensen aanklampend aan de slag. Met andere woorden, als je een brief krijgt met daarin de melding dat men het voornemen heeft om je af te sluiten en je bent geen klant bij het Sociaal Huis, dan zal in die brief staan dat je je kan laten begeleiden door het CAW die samen met jou stappen kan zetten naar begeleiding, een aflossingsplan of hoe je je energieverbruik kan gaan verminderen. De energieleveranciers kunnen het contract altijd afsluiten zonder het LAC te passeren indien de klant zich niet houdt aan het afgesproken afbetalingsplan. Of indien men geen toegang heeft tot de ruimte waar de meter staat om een budgetmeter te plaatsen. Of als de klant zelf het leveringscontract opzegt met De Watergroep en Fluvius en besluit om af te tappen bij de buur bijvoorbeeld.
Wat het CAW betreft, dit is een samenwerkingsverband die we hebben met de OCMW’s van regio Tielt. We hebben één voltijds medewerker die de dossiers behartigt voor Tielt, Pittem, Meulebeke, Wingene en Ruiselede. Men gaat eigenlijk aan huis. Het moment dat men een brief ontvangt met het voornemen om af te sluiten en men wordt uitgenodigd op het LAC, dan gaat het CAW proactief aan huis. Men zal dit aanklampend doen. Tot drie maal toe gaat men aan huis om te proberen in contact te komen en om te vermijden dat die stap er effectief komt of om de nodige stappen te zetten.
Het CAW en het LAC zijn sinds de opstart in augustus 2023 drie keer samengekomen en we zien een effectieve stijging van aanwezigheden. We zien een stijging van aanwezigheden. Dat is goed nieuws. Dat betekent niet dat er meer mensen problemen hebben, maar dat we meer mensen bereiken via het tussenmedium of de persoon van het CAW, dus we slagen er wel degelijk in om meer mensen in de LAC commissie, in de zitting, te krijgen en te komen tot afbetalingsplannen of aanpakken waardoor we meer afsluitingen kunnen vermijden.
Exacte aantallen erop plakken is een beetje moeilijk. De verhouding cliënt of niet-cliënt, komen ze of komen ze niet, … is moeilijk in te schatten, maar er is een effectief aanvoelen dat er meer mensen naar de zittingen komen, er staan meer dossiers op."
Bevoegdheid en juridische grond
- het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad vastgesteld in zitting van 28 januari 2019 en laatst gewijzigd in zitting van 22 november 2021, artikel 29
Bijlagen
- mondelinge vraag
De voorzitter sluit de zitting op 27/05/2024 om 22:19.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Jurgen Mestdagh
Algemeen directeur
Hendrik Verkest
Raadslid