De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de OCMW-raad. Zij kunnen er vanaf acht dagen voor de zitting kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de OCMW-raad. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. De raadsleden kunnen er vanaf acht dagen voor de zitting kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk lid van de OCMW-raad heeft het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.
- verslag OCMW-raad van maandag 30 mei 2022
Enig artikel
De OCMW-raad keurt het verslag van de zitting van maandag 30 mei 2022 goed.
Met ingang van 2019 moeten de lokale besturen uiterlijk op 30 juni aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteren over de organisatiebeheersing (art. 219 van het decreet lokaal bestuur).
Het decreet lokaal bestuur (art. 217) omschrijft organisatiebeheersing als "het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over doelstellingen, risicobeheer, wetgeving en procedures, betrouwbare financiële informatie, effectieve en efficiënte inzet van middelen en de bescherming van fraude en activa".
Het decreet geeft niet aan hoe dit systeem van organisatiebeheersing moet worden ingevuld, maar expliceert wel dat het moet worden vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met managementteam (art. 219).
In zitting van 28 januari 2019 werd het charter organisatiebeheersing zowel door de gemeente- als OCMW-raad goedgekeurd. Dit charter dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake organisatiebeheersing. Het omschrijft het regelgevend kader, de projectstructuur, de prioriteitsbepaling, het bepalen van maatregelen en monitoring en periodieke opvolging.
Het uiteindelijke doel van organisatiebeheersing is het beheersen van risico’s in de organisatie om zo te komen tot een kwaliteitsvolle werking van het geheel, en van alle onderdelen. Daarom 2 sporen. Spoor 1 wordt opgevolgd en ingevuld door een stuurgroep van managementteamleden en sleutelfiguren uit de organisatie (MAT). Spoor 2 bestaat uit werkgroepen samengesteld op basis van het organogram. De werkgroepen bestaan opnieuw uit sleutelfiguren die de eigen dienst en de risico’s verbonden met het takenpakket van de dienst goed in kaart brengen en opvolgen. Deze twee sporen zijn van belang doorheen het volledige organisatiebeheerstraject zowel bij het in kaart brengen van de risico’s, het bepalen van de beheersmaatregelen (organisatiebeheersrapport) als bij het rapporteren en opvolgen nadien (GANTT-chart).
Het is niet aangewezen om alle activiteiten en de volledige organisatie tot in het kleinste detail te gaan opvolgen in het organisatiebeheerstraject. De prioriteiten worden vastgelegd aan de hand van de methodiek van de risicoanalyse die worden vervat in een organisatiebeheersrapport (OBR).
Het overzicht van de risico’s per dienst (spoor 2) en de risico’s op het niveau van de organisatie (spoor 1) worden samen met de maatregelen en hun maturiteit opgenomen in een organisatiebeheersrapport. Dit rapport geeft dus een overzicht van alle kritische punten en prioritaire maatregelen.
Om de beheersmaatregelen (afspraken, projecten en acties) uit het organisatiebeheersrapport effectief te kunnen plannen en opvolgen, wordt gebruik gemaakt van de GANTT-methodiek. De GANTT-chart is een projectschema dat bestaat uit de te ontwikkelen beheersmaatregelen en acties, een tijdsindicatie, de verantwoordelijke, … Dit document is dus niet alleen een plannings- maar ook een opvolgingsdocument en wordt opgemaakt op zowel organisatie- als dienstniveau. Een organisatiebeheersingssysteem is een dynamisch gegeven. De organisatie, de omgeving en de risico’s evolueren.
Elk jaar - uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar - krijgt de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad een overzicht van de GANTT-charts op dienst- en organisatieniveau aangeboden door de algemeen directeur.
Het jaarrapport organisatiebeheersing (2021) werd voorgelegd aan het MAT in zitting van 10 juni 2022 en aan het vast bureau in zitting van 13 juni 2022.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel. 171, §1 en 217-219
- charter organisatiebeheersing
- rapportering organisatiebeheersing lokaal bestuur Wingene (2021)
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing (2021).
De OCMW-raad wordt geopend voor de behandeling van jaarrekening 2021 - deel OCMW.
Financieel directeur Dieter Vandenberghe geeft toelichting over jaarrekening deel gemeente en deel OCMW.
Na de behandeling van dit agendapunt wordt de gemeenteraad terug hernomen.
De jaarrekening 2021 werd tijdig aan de raadsleden bezorgd en wordt ter vaststelling voorgelegd aan de OCMW-raad.
De jaarrekening voor gemeente en OCMW is voortaan één gezamenlijk beleidsrapport. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De staat van het financieel evenwicht sluit met een beschikbaar budgettair resultaat (effectieve geldstromen) van 15.301.468,49 euro en een autofinancieringsmarge van 4.696.355,81 euro. Het budgettair resultaat van het boekjaar bedraagt 4.710.245,41 euro.
De balans sluit met een totaal van 92.074.911, wat een stijging is van 3.923.932 euro ten opzichte van 2020.
De staat van opbrengsten en kosten sluit met een te bestemmen resultaat van het boekjaar van 5.958.564,53 euro.
Er werd in 2021 600.000 euro gestort door de gemeente aan het OCMW. Dit ter aanvulling van de liquide middelen van het OCMW en om de beschikbare financiële middelen bij gemeente en OCMW maximaal te spreiden om negatieve rente te vermijden.
Voor het jaar 2021 werden door de financieel directeur 3 openstaande vorderingen, voor een totaalbedrag van 3.507,09 euro, oninbaar geboekt.
Er werden in 2021 geen visums afgeleverd of geweigerd, en er zijn geen besluiten van het vast bureau die ter kennisgeving aan de OCMW-raad voorgelegd moeten worden met toepassing van het reglement houdende de vaststelling van het begrip dagelijks bestuur, waarvan de uitgave minimum 30.000 euro excl. BTW is.
- de OCMW-wet van 8 juli 1976
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende "de beleids - en beheerscyclus"
- de beslissing van de OCMW-raad van 28 januari 2019: "Begrip dagelijks bestuur inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de OCMW-raad en het Vast Bureau".
- Jaarrekening gemeente en OCMW 2021
- Presentatie financieel directeur
- oninbaar geboekte vorderingen 2021
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening van gemeente en OCMW Wingene van het dienstjaar 2021, deel OCMW, vast.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Jurgen Mestdagh
Algemeen directeur
Hendrik Verkest
Raadslid