Besluit  Gemeenteraad

Door de federale crisisfase die afgekondigd werd ter beheersing van de coronapandemie hebben de gemeente- en OCMW-raden vaak al veel ervaring met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur (Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie) mogen de raden beslissen om digitaal en/of hybride te vergaderen los van de coronapandemie. Het is immers niet de bedoeling dat dit blijvend wordt geregeld met een burgemeesterbesluit. Daarvoor moet de raad dan wel het huishoudelijk reglement aanpassen.

Er is gekozen voor een addendum in plaats van het model zelf aan te passen.

Om verwarring te vermijden is het belangrijk duidelijk het onderscheid te maken tussen digitaal en hybride vergaderen.

• Digitaal vergaderen: alle leden van de vergadering nemen deel op digitale wijze.
• Hybride vergaderen: het gaat om een fysieke vergadering waarbij één of meerdere leden op digitale wijze deelnemen.

1. Addendum huishoudelijk reglement gemeenteraad

Dit addendum legt de bepalingen, de (uitzonderlijke) omstandigheden en de wijze waarop digitaal en/of hybride vergadering kan plaatsvinden vast.

Als lokaal bestuur moeten we goed nadenken over de omstandigheden en de wijze waarop digitaal en/of hybride kan worden vergaderd. Dit betekent dat we zelf moeten bepalen wat “uitzonderlijke omstandigheden” zijn op basis waarvan een digitale en/of hybride vergadering kan plaatsvinden. Maar daarnaast zijn er ook afspraken en bijzondere voorwaarden op technisch vlak (gebruik eNotulen, stemmodules,  …), en op het vlak van vergaderafspraken (spreektijd, rol voorzitter, neutrale achtergrond op het scherm, …).

2. Basistekst huishoudelijk reglement gemeenteraad

Aan de basistekst worden kleine wijzigingen aangebracht omwille van onduidelijkheid of opgedane ervaringen. Dit geldt voor de artikelen 17, 26, 29, 30, 34, 57, 59 en 60. 

- Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

- Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, in het bijzonder art. 20 DLB en art. 54

- besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.

- het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, vastgesteld bij besluit van 28 januari 2019

- ontwerpversie addendum huishoudelijk reglement gemeenteraad

- huishoudelijk reglement gemeenteraad: aanpassingen

 

Conform artikel 17 van het huishoudelijk reglement dient de N-VA-fractie amendementen in op de basistekst van het huishoudelijk reglement dat is toegevoegd aan dit agendapunt:

Betreft Art. 17.

Originele versie in de basistekst mét het voorstel van aanpassing van het college van burgemeester en schepenen:

Art. 17. Gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen kunnen te allen tijde amendementen indienen. Een amendement is een voorstel om de tekst van het voorstel van beslissing te wijzigen.

Een amendement wordt via e-mail overgemaakt aan de algemeen directeur en derhalve onmiddellijk aan het betreffende voorstel van beslissing gekoppeld in eNotulen. De amendementen worden voor zoveel als mogelijk ingediend ten laatste op de dag van de aanvang van de vergadering, vóór 9.00 uur.

Amendement N-VA:

Art. 17. Gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen kunnen te allen tijde amendementen indienen. Een amendement is een voorstel om de tekst van het voorstel van beslissing te wijzigen.

Een amendement wordt via e-mail overgemaakt aan de algemeen directeur en derhalve onmiddellijk aan het betreffende voorstel van beslissing gekoppeld in eNotulen. De amendementen worden voor zoveel als mogelijk ingediend ten laatste op de dag van de aanvang van de vergadering, vóór 9.00 uur zo tijdig mogelijk ingediend maar mogen ten allen tijde worden ingediend, ook tijdens de vergadering.

Motivering:

Amendementen tijdig indienen, idealiter ten laatste voor 9u op de dag van de dag van de vergadering, blijft de regel. Indien er tijdens de bespreking van een agendapunt zou blijken dat er een amendement nodig is, moet die mogelijkheid worden voorzien in het huishoudelijk reglement. Hierdoor kan een amendement worden ingediend indien er tijdens bespreking van het agendapunt relevante informatie naar boven komt OF een compromisamendement  kan worden bereikt.

--

Fractie N-VA fractie trekt ter zitting zijn amendement in op art. 17.

De fractie CD&V dient ter zitting een amendement in en stelt voor om art. 17 te behouden zoals oorspronkelijk voorzien in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, vastgesteld bij besluit van 28 januari 2019.

Art. 17 luidt dan: 

Gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen kunnen te allen tijde amendementen indienen. Een amendement is een voorstel om de tekst van het voorstel van beslissing te wijzigen.

Een amendement wordt via e-mail overgemaakt aan de algemeen directeur en derhalve onmiddellijk aan het betreffende voorstel van beslissing gekoppeld in eNotulen. De amendementen worden voor zoveel als mogelijk ingediend ten laatste op de dag van de aanvang van de vergadering, vóór 9.00 uur.

Betreft Art. 29.

Originele versie in de basistekst mét het voorstel van aanpassing van het college van burgemeester en schepenen:

Art. 29. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig. Zij stellen geen schriftelijke vragen rechtstreeks aan het personeel, maar sturen die naar de algemeen directeur.

Volgende vragen zijn niet ontvankelijk:

1. a) Vragen met betrekking tot zaken van particulier belang of betreffende persoonlijke gevallen (m.u.v. personeelszaken)
2. b) Vragen die uitsluitend strekken tot het verkrijgen van nog niet verzamelde statistische gegevens
3. c) Vragen waarmee alleen beoogd is juridisch advies in te winnen
4. d) Vragen over kwesties die reeds in de gemeenteraad werden besproken
5. e) Vragen die niet tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoren
6. e) Loutere meldingen

Na ontvangst van de vraag, oordeelt de voorzitter van de raad over de ontvankelijkheid ervan. Wordt de vraag onontvankelijk verklaard, dan wordt het raadslid hiervan onverwijld per e-mail door de algemeen directeur op de hoogte gebracht met vermelding van de motivering.

In geval van (quasi) identieke vragen ingediend door twee of meer raadsleden, komt het raadslid dat eerst heeft ingediend, het eerst aan het woord en  zo verder volgens volgorde van ontvangst.

Mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan worden door het raadslid zelf via-email bezorgd aan de algemeen directeur. Zij worden ingediend uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering van de gemeenteraad en worden op de gemeenteraadsagenda geplaatst in volgorde van ontvangst.

Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

Amendement N-VA, toevoeging:

In afwijking van voorgaande bepaling inzake mondelinge vragen kunnen de gemeenteraadsleden nog tot uiterlijk 09u00 van de dag van de gemeenteraad actuele vragen indienen. Dit zijn korte vragen over een zeer actuele aangelegenheid waarover niet tijdig een mondelinge vraag kon worden ingediend. Actuele vragen moeten voldoende gepreciseerd zijn om het college toe te laten snel een kort antwoord voor te bereiden. Een actuele vraag wordt via mail ingediend bij de algemeen directeur die ze overmaakt aan de voorzitter van de gemeenteraad. De voorzitter kijkt na of de vraag voldoet aan de voorwaarden om als actuele vraag ontvankelijk te worden verklaard. Zo ja, worden de gemeenteraadsleden via e-mail en Enotulen van de actuele vraag in kennis gesteld. Zo niet, wordt de vraag geweerd als actuele vraag. De vraagsteller kan de vraag dan eventueel nog indienen als mondelinge vraag op een latere raadszitting of als een schriftelijke vraag.

Motivering:

Mondelinge vragen moeten uiterlijk worden ingediend vijf dagen vóór de vergadering van de gemeenteraad en worden op de gemeenteraadsagenda geplaatst in volgorde van ontvangst. Indien – bij uitzondering – er nog een zeer actuele aangelegenheid gebeurt waarover niet tijdig een mondelinge vraag kon worden ingediend, moet de mogelijkheid worden voorzien in het huishoudelijk reglement om hierover een korte vraag te stellen. Actuele vragen zijn korte vragen over een zeer actuele aangelegenheid waarover niet tijdig een mondelinge vraag kon worden ingediend en die ook maar een kort antwoord vanwege het college van burgemeester en schepenen behelzen, zonder uitgebreide opzoekingen of aftoetsingen.

Stemming over het amendement van fractie N-VA betreffende artikel 29:

Verworpen met 6 stemmen voor (Fabienne Allaert, Martine Devisscher, Pieter-Jan Verhoye, Kobe Vandeweghe, Marie-Christine Vandendriessche, Maxim Lybaert), 16 stemmen tegen (Lieven Huys, Hedwig Kerckhove, Brecht Warnez, Ann Mesure, Tom Braet, Hendrik Verkest, Willy Vermeersch, Katrien Delodder, Sandra Quintyn, Stijn Van Maele, Sandra Ketels, Nick Schotte, Rinus Degroote, Jolenta Bogaert, Stefaan Verhelle, Camille Mortier)

--

Betreft Art. 73.

Originele versie in de basistekst:

Art. 73. De gemeenteraadsleden, met uitzondering van de leden van het college van burgemeester en schepenen, ontvangen een presentiegeld voor hun aanwezigheid in de in art. 72 vernoemde vergaderingen.

Het presentiegeld wordt bepaald volgens de aanwezigheid, die vastgelegd wordt door middel van digitale aanwezigheidsregistratie met badge.

Amendement N-VA:

Art. 73. De gemeenteraadsleden, met uitzondering van de leden van het college van burgemeester en schepenen, ontvangen een presentiegeld voor hun aanwezigheid in de in art. 72 vernoemde vergaderingen.

Het presentiegeld wordt bepaald volgens de aanwezigheid, die vastgelegd wordt door middel van digitale aanwezigheidsregistratie met badge. die genoteerd wordt door de secretaris bij aanvang van de gemeenteraad.

Motivering:

In de voorgestelde wijziging van Art.34. in de basistekst wordt deze passage geschrapt:

Bij het plaatsnemen in de gemeenteraadszaal loggen de raadsleden in met hun badge. Telkens wanneer de raadsleden de gemeenteraadszaal verlaten, loggen zij uit door het verwijderen van de badge. Het quorum wordt berekend op basis van deze elektronische gegevens. De secretaris noteert bij aanvang van de gemeenteraad de aanwezigheden. Telkens wanneer de raadsleden de gemeenteraadszaal verlaten, wordt dit door de secretaris genotuleerd. Het quorum wordt berekend op basis van deze gegevens. Logischerwijs zou de vermelding van de badge in Art. 73. ook moeten worden geschrapt en worden vervangen.

Stemming over het amendement van fractie N-VA betreffende artikel 74:

Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

--

Conform artikel 17 van het huishoudelijk reglement dient de N-VA-fractie amendementen in op het addendum van het huishoudelijk reglement dat is toegevoegd aan dit agendapunt:

Betreft Art.9.

Originele versie in het addendum:

Art.9.

• 1.Raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vermelden hun naam bij hun beeld.
• 2.Raadsleden laten hun camera aanstaan gedurende de hele digitale raadsvergadering. De voorzitter kan raadsleden zelf in beeld brengen.
  
  Raadsleden die even tijdelijk even weggaan van de camera geven dat duidelijk aan in de chat, evenals wanneer ze terugkeren. Wanneer raadsleden die normaal in beeld zouden moeten zijn niet voor de camera blijken te zitten, en daarover niets gemeld hebben in de chat, dan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.

• 3.De raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.

Amendement N-VA, toevoeging:

De fractievoorzitters en/of raadsleden die computer- en netwerkproblemen hebben, krijgen bij wijze van absolute uitzondering de mogelijkheid om naar het gemeentehuis te komen om van daaruit deel te nemen aan de digitale vergadering.

Motivering:

Bij de vorige zittingen, die werden geregeld via politiebesluit van de burgemeester, stond deze bepaling ook in het politiebesluit. Wij zijn voorstander om deze bepaling ook in het nieuwe addendum te voorzien wegens praktische redenen.

Stemming over het amendement van fractie N-VA betreffende artikel 9:

Verworpen met 6 stemmen voor (Fabienne Allaert, Martine Devisscher, Pieter-Jan Verhoye, Kobe Vandeweghe, Marie-Christine Vandendriessche, Maxim Lybaert), 16 stemmen tegen (Lieven Huys, Hedwig Kerckhove, Brecht Warnez, Ann Mesure, Tom Braet, Hendrik Verkest, Willy Vermeersch, Katrien Delodder, Sandra Quintyn, Stijn Van Maele, Sandra Ketels, Nick Schotte, Rinus Degroote, Jolenta Bogaert, Stefaan Verhelle, Camille Mortier)

 

Stemming over het agendapunt:

Goedgekeurd met 16 stemmen voor (Lieven Huys, Hedwig Kerckhove, Brecht Warnez, Ann Mesure, Tom Braet, Hendrik Verkest, Willy Vermeersch, Katrien Delodder, Sandra Quintyn, Stijn Van Maele, Sandra Ketels, Nick Schotte, Rinus Degroote, Jolenta Bogaert, Stefaan Verhelle, Camille Mortier), 6 onthoudingen (Fabienne Allaert, Martine Devisscher, Pieter-Jan Verhoye, Kobe Vandeweghe, Marie-Christine Vandendriessche, Maxim Lybaert)