Besluit  Gemeenteraad

Het huishoudelijk reglement gemeentelijk feestmateriaal trad in werking op 01 mei 2021 na vaststelling van de gemeenteraad op 29 maart 2021. Het is nodig om het reglement af te stemmen op het gebruik van de software om eenvoudig en online het gemeentelijk feestmateriaal te reserveren alsook op de samenwerking met de technische dienst die het feestmateriaal levert, ophaalt en controleert. Naar aanleiding van o.a. de aankoop van de evenementenmobiel die eveneens in verhuur komt is er nood aan een update van het huishoudelijk reglement. 

Verenigingen en organisaties kunnen via het gemeentelijk online reservatieprogramma feestmateriaal huren. Elke reservatie ontvangt via mail een unieke bevestiging met toevoeging van het huishoudelijk reglement voor het gebruik van het gemeentelijk feestmateriaal.

Een herziening van dit reglement dringt zich op omdat er softwarematige veranderingen zijn doorgevoerd, efficiëntere afspraken zijn gemaakt met Team Interne Werken, een evenementenmobiel bijkomt in verhuur en de verwachtingen op gebied van controle en opruimen van de materialen zijn bijgesteld.

Dit vertaalt zich in aanpassingen van:

- Artikel 2: De evenementenmobiel mag enkel door Wingense verenigingen gehuurd worden (een aparte afsprakennota zal dienen als richtlijn / handleiding voor gebruik);

- Artikel 8: Geen automatische weigering van aanvragen van verenigingen met nog openstaande facturen;

- Artikel 13: De bevestigingsmail dient als toezegging van de reservatieaanvraag;

- Artikel 15: De vereniging geeft de locatie van levering / ophaling door, het tijdstip wordt bepaald door Team Interne Werken op basis van hun weekplanning; Daarbij gaat het enkel om levering / ophaling van het feestmateriaal en niet om de plaatsing ervan op enkele uitzonderingen na.  

- Artikel 18 : Bij het niet juist aanleveren van de op te halen materialen krijgen de ontleners eerst de mogelijkheid om alsnog correct aan te leveren. 

- Artikel 19: Facturatie gebeurt aan het begin van elke maand voor de reservaties van ontleende materialen van de afgelopen maand. De factuur wordt in de vorm van een betalingsverzoek per overschrijving met gestructureerde mededeling op rekeningnummer van het gemeentebestuur aangeleverd via mail vanuit het reservatieprogramma.

- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

- het huishoudelijk reglement gebruik gemeentelijk feestmateriaal, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 maart 2021.

Binnen het strategisch meerjarenplan 2020-2025 werd beleidsdoelstelling 2.1 opgenomen om 'samen te werken aan een efficiënt, effectief en klantgericht bestuur'. 

Deze beleidsdoelstelling draagt de visie van het nieuwe dienstverleningsconcept waarbij we verder inzetten op de omslag van fysieke naar online dienstverlening. 

- Huishoudelijk reglement gemeentelijk feestmateriaal (versie 1). 

- Herziening van het huishoudelijk reglement gemeentelijk feestmateriaal (versie 2).